Salah satu penentu keberhasilan training harus diakui adalah kualitas trainer. Agar mampu menjadi trainer yang berkualitas, beberapa ketrampilan memang harus dikuasai. Salah satu yang sangat vital peranannya dalam pelaksanaan suatu training adalah ketrampilan presentasi (presentation skill). Oleh karena itu seorang trainer, mau tidak mau harus mengembangkan ketrampilannya dalam presentasi. Secara umum agar mampu melakukan presentasi yang menarik, ada tiga hal yang harus dikuasai oleh seorang trainer, yaitu: diri sendiri, audiens dan materi presentasi. Agar mampu mengusasi tiga hal tersebut, maka beberapa hal yang harus dipelajari, dikembangkan dan dikuasai oleh seorang trainer dalam presentation skill, dapat dikategorikan menjadi dua sebagai berikut:
Sikap mental yang harus dibangun dalam melakukan presentasi.
Ketrampilan yang bersifat teknis dalam melakukan presentasi
Berikut akan dijelaskan secara rinci kedua hal tersebut diatas.
SIKAP MENTAL DALAM PRESENTASI
Memulai dari akhir.
Hal pertama yang harus dilakukan ketika seorang trainer akan melakukan presentasi adalah membuat imaginasi dan visualisasi bahwa para peserta training datang untuk suatu tujuan tertentu. Peserta telah mengalokasikan waktu, tenaga, pikiran, bahkan uang untuk mengikuti training. Tentu saja para peserta memiliki harapan bahwa setelah mengikuti training akan membawa sesuatu yang berarti bagi dirinya, bagi pekerjaannya dan mungkin bagi masa depannya. Hal itu adalah sesuatu yang wajar. Maka seorang trainer harus sungguh menyadari hal itu. Harapan dari peserta harus menjadi motivasi bagi seorang trainer untuk menyiapkan presentasi yang menarik. Tanggungjawab seorang trainer adalah membuat dirinya bernilai bagi peserta. Bila merujuk pada pendapat Stephen Covey, inilah salah satu dari 7 kebiasaan orang yang efektif, yaitu memulai dari akhir. Buatlah imaginasi dan visualisasi: “para peserta akan pulang dengan wajah yang puas, wajah yang mengekspresikan telah mendapatkan sesuatu yang bernilai bagi dirinya”. Dan itu terjadi karena presentasi anda, sebagai seorang trainer. Maka tips yang I ini akan menjadi pemacu semangat, penjaga stamina dan suplemen energi yang luar biasa bagi seorang trainer dalam menyiapkan dan menyampaikan presentasi dalam suatu training.
Presentasi dalam suatu training: ibarat memancing ikan.
Bila anda pernah memancing, maka anda akan tahu betul bahwa penentu untuk mendapatkan ikan adalah umpan. Dan setiap jenis ikan, memiliki jenis umpan yang berbeda. Ikan lele akan menyukai jenis umpan tertentu, sebaliknya ikan nila akan menyukai jenis umpan yang lain. Seorang pemancing yang handal pasti akan menyesuaikan jenis umpan dengan jenis ikan yang dipancingnya, bukan sebaliknya. Jika jenis umpan yang dipasang tepat, maka pasti ikan akan menyerapnya. Demikian juga dengan ketrampilan melakukan presentasi, seorang trainer akan berhasil jika menyesuaikan materi presentasi, pilihan bahasa, dan gaya bicara dengan minat, kapasitas, tingkat pendidikan maupun kebiasaan para pesertanya. Untuk itu dalam poin ini ada dua hal yang sangat penting untuk diperhatikan, yaitu :
- Mengenali peserta sebelum pelaksanaan training, meliputi: usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, masa kerja, atau budaya organisasi yang berlaku di perusahaan peserta training berhasil.
- Menyesuaikan materi, pilihan bahasa dan gaya berbicara yang sesuai dengan karakteristik peserta.
Tentu akan muncul pertanyaan: “Bagaimana jika karakteristik peserta training sangat beragam?” Mungkinkah seorang trainer memenuhi semuanya ? “ Jawabnya tentu saja tidak. Maka yang dapat dilakukan adalah dengan menganalisis dan menyeleksi kepentingan bersama yang ada dalam diri peserta, yang dapat menjadi ikatan bersama. Tetapi mungkinkah itu? Hal ini memang tidak mudah, namun dapat dipelajari dan diterapkan. Yang diperlukan untuk itu adalah pengalaman.
Memiliki Kepercayaan Diri
Seorang trainer mutlak harus memiliki kepercayaan diri ketika melakukan presentasi dalam suatu training. Kepercayaan diri akan menjadikan presentasi yang dilakukannya bernilai bagi peserta. Materi yang sederhana, jika diberikan dengan percaya diri akan berharga bagi peserta. Sebaliknya meskipun materi yang diberikan sangat dibutuhkan peserta, namun jika trainer kurang percaya diri dalam presentasi, maka training akan terasa hambar, dan peserta tidak akan membawa kesan yang positif. Kepercayaan diri seorang trainer dapat dikembangkan melalui beberapa hal sebagai berikut :
- Penguasaan materi yang dipresentasikan. Jika seorang trainer menguasai materi yang akan dipresentasikannya, maka dia merasa yakin dan percaya diri. Untuk itu pastikan bahwa anda menguasai materi yang akan anda presentasikan.
- Buatlah outline materi yang akan dipresentasikan. Seluruh materi yang akan dipresentasikan idelanya dapat dibuat alur garis besarnya. Dengan demikian seluruh rangkaian materi ada dalam “pikiran” anda. Hal inilah yang akan membuat seorang trainer menjadi percaya diri.
- Buatlah visualisasi dari outline yang sudah dibuat sebelumnya. Lakukan visualisasi berulang-ulang, sampai anda yakin bahwa seluruh materi sudah dikuasai. Waktu yang ideal untuk melakukan visualisasi ini adalah bangun tidur dan sebelum tidur. Ulangi 5-10 kali sebelum pelaksanaan presentasi.
- Pengalaman atau jam terbang. Percaya diri akan dapat dimiliki seorang trainer dalam presentasi ketika telah berkali-kali melakukannya. Maka jangan pernah sia-siakan kesempatan setiap kali anda mendapat kesempatan untuk melakukan presentasi, apapun kegiatannya dan levelnya. Tidak harus dalam bentuk training.
- Tidak kalah pentingnya adalah pola pikir. Jika anda berpikir bahwa semua trainer harus 100 % sempurna, maka justru akan membuat anda tidak percaya diri. Jika anda berpikir bahwa peserta hanya akan memperhatikan kekurangan anda, maka energi pikiran akan habis untuk memikirkan hal itu, dan pada akhirnya ada tidak percaya diri dalam presentasi.
Menjadi diri sendiri.
Agar mampu melakukan presentasi yang menarik, beberapa orang memilih cara dengan meniru gaya dari seorang trainer tertentu. Tentu bukan sesuatu yang salah. Namun pada titik tertentu, seorang trainer harus menjadi dirinya sendiri. Setiap orang pasti memiliki ciri yang khas dan berbeda dari orang lain. Ciri khas inilah yang harus digali, ditemukan, diyakini dan terus dikembangkan. Gaya meledak-ledak, jika memang ciri khas anda, kembangkanlah. Suara yang “nge-bass” atau lembut, jika memang itu menjadi ciri khas anda, pertahankan. Jika anda memiliki kemampuan untuk menciptakan humor atau guyonan ditengah-tengah presentasi, lakukan terus dan itu akan menjadi ciri khas anda sebagai seorang trainer.
Jadilah pesan itu sendiri.
Ada pepatah mengatakan: “orang akan percaya pada suatu pesan, hanya jika dia percaya pada si pembawa pesan”. Barangkali pepatah ini tidak berlebihan. Presentasi dalam suatu training akan berkesan dan bermakna bagi peserta jika trainer menyampaikannya dengan mantap dan total. Presentasi yang mantap dan total itu hanya dapat dilakukan jika trainer memang pernah menjalani atau mengalami apa yang dia presentasikan. Maka seorang trainer harus selalu mengusahakan, bahwa apa yang dipresentasikan adalah hal yang pernah dialami dan dilakukan, meskipun sering berbeda konteks. Ketika seorang trainer menyampaikan presentasi tentang MOTIVASI, maka pengalamannya dalam menyiapkan materi presentasi yang dilakukan secara sangat serius adalah contoh nyata tentang apa itu motivasi. Ketika seorang trainer memberikan presentasi tentang MANAGEMEN WAKTU maka presentasi yang dilakukan sesuai alokasi waktu pada tiap sesi adalah contoh nyata tentang managemen waktu. Beberapa tips penting dalam poin ini adalah :
- Pastikan bahwa setiap materi training yang akan anda presentasikan adalah sesuatu yang pernah anda alami atau lakukan.
- Gunakan bahasa sendiri dengan tetap mengingat kesesuaian dengan karakteristik peserta. Bahan bacaan dari buku, internet dan lainnya hanya dijadikan bahan, namun yang tertuang dalam materi presentasi adalah bahasa anda sendiri.
Berkompromi dengan kecemasan.
Seorang trainer yang berpengalamanpun, mungkin akan merasakan kecemasan ketika akan melakukan presentasi. Hal itu adalah sesuatu yang wajar. Kecemasan yang muncul haruslah dianggap sebagai sesuatu yang positif. Justru kecemasan itulah yang membangkitkan energi bagi seorang trainer untuk menyiapkan materi lebih baik dan lebih baik lagi. Ketika kecemasan muncul, maka segera lakukan perbaikan pada hal yang menyebabkannya. Misal ketika anda cemas karena belum menguasai outline, segera lakukan pengulangan terhadap outline. Ketika anda cemas karena belum mengenal calon peserta, segera carilah informasi atau biodata tentang peserta, dan segera lakukan identifikasi terkait dengan materi yang akan diberikan. Ketika anda cemas karena peserta lebih tua, segera lakukan aktivitas diskusi atau sejenisnya dengan orang-orang yang seusia dengan calon peserta training anda. Asal tidak berlebihan, kecemasan adalah hal yang berguna bagi seorang trainer.
Antusias
Presentasi yang menarik hanya akan terjadi jika dilakukan dengan antusias oleh seorang trainer. Antusiasme seorang trainer akan muncul jika :
- Trainer yakin bahwa presentasi yang diberikannya akan bermakna dan bernilai bagi peserta. Keyakinan inilah yang akan selalu menjaga energi fisik maupun psikologis seorang trainer sehingga dapat tampil bersemangat.
- Melakukan persiapan fisik yang cukup, sehingga kualitas suara akan selalu terjaga. Demikian juga dengan gerak tubuh akan selalu terjaga. Presentasi yang dilakukan berjam-jam jelas akan memakan energi fisik yang besar. Tentu diperlukan sumber energi yang besar pula. Istirahat yang cukup sebelum presentasi adalah sebuah keharusan.
- Melakukan persiapan psikologis. Buat pikiran anda segar. Suasana hati dan emosi dijaga untuk selalu senang dan bahagia. Menjaga pikiran dan emosi agar selalu senang dan bahagia dapat dilakukan dengan cara melakukan aktivitas yang kita sukai sebelum melakukan presentasi. Misalnya jika anda suka mendengarkan musik, maka putarlah musik yang sesuai dengan selera anda. Jika anda suka menyanyi, maka lakukan aktivitas bernyanyi secukupnya dengan lagu-lagu favorit anda.
KETRAMPILAN TEKNIS DALAM PRESENTASI
Selain sikap mental yang harus dimiliki, seorang trainer juga harus menguasai banyak ketrampilan teknis dalam presentasi, yaitu :
Menyiapkan material atau bahan presentasi
Material presentasi menjadi faktor yang penting untuk menentukan menarik tidaknya presentasi dalam suatu training. Untuk itu beberapa prinsip penting harus dipenuhi dalam menyiapkan material presentasi, yaitu :
- Harus sesuai dengan kebutuhan peserta training. Kebutuhan peserta terlihat pada rumusan tujuan training. Jika training memiliki tujuan meningkatkan ketrampilan, maka material presentasi harus lebih banyak pada gambar-gambar yang menunjukkan contoh atau praktek ketrampilan tersebut.
- Materi presentasi tidak terlalu banyak. Kapasitas peserta dalam mempelajari sesuatu memiliki keterbatasan. Oleh karena itu, material yang diberikan tidak perlu banyak. Trainer harus melakukan identifikasi materi yang akan diberikan, kemudian melakukan seleksi materi apa saja yang menjadi prioritas. Tentu saja hal ini harus disesuaikan dengan tujuan training dan waktu yang tersedia.
- Material yang memungkinkan untuk dilakukan simulasi atau praktek. Dalam prinsip belajar orang dewasa, peserta lebih menyukai materi yang memungkinkan mereka melakukan praktek. Dengan kata lain materi yang diberikan harus bersifat praktis.
Menuangkan materi ke dalam power point
Program power point sangat membantu trainer dalam melakukan presentasi. Kekuatannya adalah pada poin-poin utama dari materi yang dipresentasikan. Untuk itu beberapa catatan penting dalam membuat materi dalam power point antara lain:
- Slide dengan design yang simple
- Latar belakang slide yang tidak mendominasi atau malah mengalahkan materi yang hendak disampaikan.
- Dalam satu slide, usahakan berisi maksimal 3 poin penting saja.
- Gambar akan lebih disukai dibanding tulisan. Namun gambar yang dipilih harus dapat mewakili poin-poin penting yang hendak disampaikan.
- Jika dalam satu slide berisi tulisan dan gambar, maka gambar hanyalah pendukung dan jangan sampai justru mendominasi isi slide, yang berakibat peserta justru akan lebih tertarik pada gambar, bukan isi.
- Animasi dalam power poin sangat membantu, namun jangan sampai berlebihan, misalnya animasi entrance dibarengi dengen efek suara dan motion path yang berlebihan.
Awal yang mengesankan
Dalam melakukan presentasi, 10 menit pertama adalah momen yang sangat menentukan. Jika awal presentasi dilakukan dengan menarik, maka fokus / perhatian peserta akan dapat dijaga pada waktu selanjutnya. Beberapa hal penting dalam mengawali presentasi adalah:
- Memperkenalkan diri secara wajar. Tidak perlu berlebihan, misalnya menyampaikan curriculum vitae sampai 5 slide. Meskipun memang anda memiliki pengalaman yang sangat banyak, tidak perlu semuanya disampaikan. Hal itu kadang justru membuat peserta tidak nyaman. Pilihlah saja pengalaman-pengalaman pendidikan, pekerjaan atau pengalaman training yang relevan dengan training yang sedang anda ampu.
- Tampilkan wajah yang penuh senyum. Bagaimanapun juga peserta akan lebih nyaman jika trainer menampilkan wajah yang ramah dan senyum selama presentasi.
- Menyampaikan “kebanggaan” dan “rasa hormat” karena mendapatkan kesempatan untuk bertemu dan berinteraksi dengan peserta. Inilah cara atau bentuk seorang trainer dalam menghargai peserta.
- Pakailah kata “saudara” atau “bapak dan ibu”. Hindari kata anda. Kata anda akan membuat peserta memiliki “jarak” dengan trainer.
Mengawali materi dengan menarik
Setelah presentasi pembuka dilakukan dengan perkenalan yang menarik, maka langkah selanjutnya adalah mulai menyampaikan isi materi presentasi. Untuk memulai isi materi, beberapa pilihan dapat dilakukan, antara lain:
- Memulai dengan cerita kehidupan. Usahakan dengan cerita yang semua peserta dapat mengetahuinya, sehingga mereka akan “terlibat”. Misalnya dengan cerita kehidupan orang-orang sukses yang dikenal oleh semua peserta. Hindari menggunakan cerita kehidupan kita sendiri.
- Memulai materi dengan melontarkan pertanyaan kepada peserta. Siapkan pertanyaan yang relevan dengan isi materi, dan pastikan bahwa peserta akan mampu menjawabnya dan pastikan bahwa jawaban peserta adalah benar. Strategi ini akan menjamin tingginya keterlibatan peserta. Misalnya: “Menurut pendapat saudara, apa yang menyebabkan ........... dst”.
- Memulai materi dengan kutipan yang dapat diambil dari buku, majalah dan sumber lain yang relevan.Misalnya ketika akan memulai materi motivasi, anda dapat menggunakan kutipan dari Paulo Coelho ....”Dan saat engkau menginginkan sesuatu, seluruh jagat raya akan bersatu padu untuk membantumu dan meraihnya…”
- Memulai dengan fakta yang mengentak. Cara ini sangat efektif untuk menggerakkan perhatian peserta. Misalnya dalam training managemen emosi anda dapat mengutip fakta dari sebuah riset :.....Rata-rata 19 orang tiap hari (di AS) meninggal karena stress kerja karena tidak mampu mengelola emosi ditempat kerja (Centers for Disease Control, 2002).
- Memulai dengan sebuah cerita lucu. Cara inipun efektifuntuk memulai isi materi, asal tetap relevan dengan isi materinya. Misalnya dalam training orientasi karyawan baru anda dapat menggunakan cerita berikut:
Seorang supervisor marah-marah melihat kulit kacang berserakan di lantai kantor.Seorang pekerja memberitahukan bahwa yang melakukan hal itu adalah Paijo, karyawan baru dari kampung. Si Paijo pun dipanggil dan diinterogasi oleh supervisor, “Hei Paijo, kamu tadi makan kacang disini yah?”“Be..be..benar, pak…” jawab Paijo dengan gugup.“Kenapa kok kulitnya dibuang ke lantai?” Tanya sang supervisor sedikit melunak karena gak tega melihat si Paijo gugup.Dengan muka heran, Paijo menjawab “Emangnya kulitnya dimakan juga ya pak???
Selalu Memberikan Contoh
Presentasi akan menarik dan bermanfaat bagi peserta apabila selalu diberikan contoh-contoh nyata. Contoh yang diberikan sedapat mungkin relevan dengan aktivitas peserta dalam pekerjaan sehari-hari. Untuk hal ini, seorang trainer perlu melakukan observasi yang lengkap sebelum pelaksanaan training, sehingga akan mendapat bahan yang relevan.
Menggunakan media film.
Presentasi akan sangat membosankan bagi peserta jika dilakukan secara monoton. Untuk itu perlu dibuat variasi agar presentasi menjadi lebih menarik. Salah satu cara adalah dengan memutar potongan sebuah film yang relevan dengan materi presentasi. Misalnya untuk materi faktor –faktor yang mempengaruhi kinerja, anda dapat menggunakan potongan film “Door to door”. Maka seorang trainer harus telaten dalam mencari dan menemukan film-film yang relevan dengan materi presentasi.
Menyisipkan humor
Cara lain agar presentasi tidak berjalan monoton adalah dengan menyisipkan humor. Sedapat mungkin humor yang dipilih adalah humor yang relevan dengan materi training dan tidak menimbulkan salah persepsi dari peserta. Humor dapat diperoleh melalui buku-buku humor, dimodifikasi atau justru ide humor datang dari peserta, trainer tinggal memanfaatkannya. Asal tidak berlebihan, maka cara ini efektif untuk menjaga perhatian peserta.
Menggunakan media musik atau lagu.
Cara lain yang dapat dilakukan agar presentasi menjadi menarik adalah dengan menggunakan lagu. Usahakan lagu yang dipilih, sudah pernah dikenal oleh peserta. Misalnya ketika mempresentasikan materi: salah satu sumber motivasi adalah totalitas, anda dapat menggunakan lirik lagu “it’s my life” dari Bon Jovi sebagai berikut :
It’s my life
It’s now or never
I ain’t gonna live forever
I just want to live while I’m alive
It’s my life
My heart is like an open highway
Like Frankie Said I did it my way
I just wanna live while I’m alive
It’s my life
Volume, Intonasi & artikulasi suara yang jelas.
Materi presentasi yang ber”isi” menjadi hambar ketika disampaikan dengan suara yang datar dan artikulasi yang tidak jelas. Maka dalam presentasi, seorang trainer harus menjaga volume suara agar tetap jelas, menggunakan intonasi dan artikulasi yang kuat pada poin-poin yang perlu mendapat penekanan. Menjaga kondisi fisik harus dilakukan sebelum presentasi untuk menjaga volume suara. Latihan dan latihan harus selalu dilakukan agar dapat melakukan intonasi dan artikulasi yang tepat. Libatkan orang lain untuk memberikan evaluasi dalam proses latihan.
Bahasa tubuh
Hakekat presentasi sesungguhnya adalah: trainer mengkomunikasikan pesan (yaitu materi presentasi) kepada peserta training. Untuk itu agar pesan dapat diterima oleh peserta dengan impresi yang kuat, maka dalam presentasi harus disertai dengan bahasa tubuh yang mengiringi pesan. Beberapa hal yang harus dilakukan dalam hal ini adalah :
- Kontak mata dengan peserta, yang berfungsi untuk menunjukkan atensi trainer kepada peserta sekaligus untuk mengontrol atensi peserta pada materi yang diberikan.
- Gestures atau gerak tubuh yang wajar. Gerakan tangan atau anggota tubuh untuk mengiringi sebuah pesan akan sangat berdampak pada impresi peserta.
- Seorang trainer harus berusaha untuk selalu menjaga “jarak” yang dekat dengan peserta, yaitu dengan cara berpindah-pindah posisi berdiri ketika presentasi. Lakukan dengan wajar, jangan terlalu sering berpindah.
- Ketika ada peserta yang bertanya atau menjawab pertanyaan, maka trainer harus memberikan perhatian dengan bahasa tubuh mendekati yang bersangkutan dengan tatapan mata yang fokus.
SEPELE TETAPI PENTING
Selain sikap mental dan ketrampilan di atas, agar presentasi dapat berjalan menarik beberapa hal yang sering dianggap sepele namun berpengaruh perlu diperhatikan.
- Dress Code. Sesuaikan pakaian yang kita kenakan saat presentasi dengan dress code peserta. Jika peserta menggunakan pakaian yang resmi maka kita harus menyesuaikan dan sebaliknya.
- Pastikan semua media bantu berjalan baik. Presentasi akan menarik jika didukung oleh fasilitas yang baik. Maka sebelum presentasi, pastikan semua fasilitas: laptop, LCD, mikrofon, speaker berjalan dengan normal.
- Datang lebih awal. Untuk memastikan presentasi akan berjalan baik, maka seorang trainer harus datang lebih awal daripada peserta. Tujuannya adalah agar trainer mengenali situasi ruangan yang akan digunakan, mencoba mengoperasikan media yang digunakan dan dapat mengantisipasinya jika ada fasilitas yang tidak dapat dioperasikan.
